Nota de prensa ¿sí o no? Tan sencillo y tan complicado como una nota de prensa. Así es el punto de partida de todo proceso de comunicación. Tanto si vas a dirigirte a prensa generalista como especializada; si vas a comunicar un nombramiento, una ampliación de capital o el lanzamiento de un producto. Todo proceso de comunicación empieza con la redacción de una nota de prensa.
Pero es aquí donde se presenta el primer reto de toda empresa que quiere comunicar. Qué decimos, cómo lo expresamos, a quién se lo enviamos. Tanto si vamos a prensa escrita, portales online, radio o tv, el punto de partida siempre es la redacción del comunicado o nota de prensa. Otra cosa es que el formato más adecuado puede variar en función de a qué tipo de medios nos referimos. Si bien unos van a necesitar imágenes –prensa escrita, otro requerirán cortes de voz –radio- y otros como la tv necesitarán realizar una entrevista con imágenes recurso para ilustrar la noticia.
En cualquier caso, la redacción de la nota de prensa es un paso ineludible y necesario para iniciar el proceso de comunicación, que debe venir marcado por una estrategia. Y dicho esto, ¿cómo tiene que ser la nota de prensa?
La nota de prensa: atractiva, breve y concreta.
El primer objetivo es que resulte atractiva y aporte información de interés para el destinatario que la recibe. Esto requiere una reflexión previa, ya que si el tema no es interesante mejor no hacerla. Partiendo del hecho de que lo que queremos comunicar va a tener interés para el receptor, el segundo aspecto en importancia es que sea breve y concreta. Conviene usar un tono directo y conciso para que la información llegue fácilmente al periodista. Y perciba el mensaje que queremos transmitir sin complicaciones.
Respecto a la extensión, existen diferentes opiniones, lo ideal es que no supere los dos folios y esté maquetada de manera atractiva. Otros detalles a tener en cuenta son el encabezado de la nota de prensa, ya que es lo primero que percibe el periodista. Por ello, debemos incluir el logotipo de la empresa o institución que ejerce de emisor del comunicado. Y debemos identificar a golpe de vista que se trata de una nota de prensa.
Respecto al titular es importante destacar de forma resumida y atractiva el contenido de la nota de prensa. Y en la entradilla debemos contestar a las tan socorridas 5w (What, Who, When, Where, Why). Para a continuación, en lo que constituye el cuerpo de la noticia, ir aportando mayor información y detalles, atendiendo al fenómeno de “Pirámide Invertida” de lo más relevante a lo menos relevante.
Otro aspecto importante es hacer un resumen de la presentación corporativa de la empresa, un breve perfil con los datos más destacados de la empresa (año de constitución, facturación, empleo…) y aquellos que nosotros queramos destacar.
Enlaces digitales
Del mismo modo, al encontrarnos frente a un público digital es muy conveniente establecer enlaces a las webs corporativas, tanto de la propia empresa, como de otras a las que la noticia haga referencia. Establecer links digitales a otros documentos en pdf que amplíen el contenido; por ej. si se trata de un producto, ofrecer detalles relativos a las fichas técnicas; si es un premio, establecer un enlace a la relación de premiados; e incluso podemos establecer enlaces de Dropbox para poder acceder a imágenes recurso que los periodistas pueden usar para ilustrar la noticia.
Las posibilidades dentro del mundo digital son casi infinitas. En este sentido, también podemos realizar video-entrevistas para que el periodista conozca de manera amena y atractiva el contenido del comunicado.
Un último aspecto formal a tener en cuenta son los datos de contacto, ya que el periodista puede requerir más información o tener alguna duda al respecto o buscar otro enfoque de la noticia, de modo que hemos de mostrarnos disponibles y accesibles. Para ello, conviene enviar nuestro contacto con el teléfono, el email y la web.
Aspectos no formales
Pero una buena nota de prensa no sirve de mucho si no envía a la persona adecuada y en el momento oportuno. Y es ahí donde se percibe el valor diferencial de una agencia de comunicación. Porque un mismo acontecimiento puede ser o no noticia en función del momento en que se difunde, la forma de hacerlo y el medio o la persona a la que se dirige.
Y es ahí donde los profesionales de la comunicación han de saber elegir el mejor momento, gestionar alternativas posibles y disponer de un minucioso listado de contactos; a ser posible, con los que exista una relación personal y/o profesional que nos permita en un determinado momento realizar una gestión para optimizar los resultados del envío.
Del mismo modo, el contenido deberá ser seleccionado en función de si se trata de un medio generalista o especializado. Porque el nivel técnico o de detalle deberá ser siempre mayor en la prensa especializada; mientras que en prensa generalista estamos obligados a realizar divulgación científica, en caso de tratarse de un contenido demasiado técnico.
En definitiva, la nota de prensa es el punto de partida. Pero el momento del envío, la selección del destinatario y la relación con el mismo, puede condicionar notablemente el resultado.
